Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, il est souvent crucial de savoir si vos e-mails ont été reçus et lus par leurs destinataires. Cela vous permet non seulement de vérifier l’efficacité de votre communication, mais aussi de suivre la progression des projets et des tâches en cours. Cet article explore différentes méthodes pour savoir si un mail a été lu, comparant leurs avantages et inconvénients.
Méthodes intégrées aux clients de messagerie
Plusieurs clients de messagerie offrent des fonctionnalités intégrées permettant de savoir si un e-mail a été ouvert. Ces fonctionnalités varient d’un client à un autre.
Microsoft Outlook : demandes de confirmation de lecture
Microsoft Outlook propose une fonctionnalité appelée « demande de confirmation de lecture. » Lorsqu’un e-mail est envoyé avec cette option activée, Outlook demande au destinataire de confirmer qu’il a lu le message.
Pour utiliser cette fonctionnalité :
- Ouvrez Microsoft Outlook.
- Cliquez sur « Nouveau courrier » pour rédiger un nouveau message.
- Avant d’envoyer le message, allez dans l’onglet « Options ».
- Cochez les cases « Demander une confirmation de lecture » et/ou « Demander une confirmation de réception ».
Une fois l’e-mail envoyé, vous recevrez une notification lorsque le destinataire ouvrira votre message. Toutefois, cela ne garantit pas que le destinataire accèdera à votre requête ou lira effectivement votre e-mail.
Gmail : suivi des e-mails pour les comptes professionnels
Gmail offre également une option de suivi pour les utilisateurs de Google Workspace (anciennement G Suite). Cette fonctionnalité permet d’envoyer des mails avec des notifications de lecture similaires à celles d’Outlook.
Voici comment activer cet outil :
- Connectez-vous à votre compte Google Workspace.
- Composez un message en cliquant sur « Nouveau message ».
- Avant d’envoyer le courriel, cliquez sur les trois points verticaux en bas à droite de la fenêtre de composition.
- Sélectionnez « Demande de confirmation de lecture ».
Vous serez ensuite informé lorsque le destinataire ouvre l’e-mail. Une contrainte demeure cependant : cette fonctionnalité n’est pas accessible aux utilisateurs de comptes Gmail gratuits.
Suivi via des services externes
Il existe plusieurs services en ligne dédiés au suivi des e-mails. Ces outils fournissent généralement des rapports détaillés sur l’ouverture des e-mails et la manière dont ils sont consultés.
Mailtrack : une solution simple et efficace
Mailtrack est une extension pour Gmail qui simplifie considérablement le processus de suivi des e-mails. Elle indique si les e-mails envoyés ont été ouverts et combien de fois.
Pour utiliser Mailtrack :
- Installez l’extension Mailtrack sur votre navigateur Web.
- Connectez Mailtrack à votre compte Gmail.
- Envoyez vos e-mails comme d’habitude.
L’extension ajoutera des doubles coches indiquant si et quand un e-mail a été ouvert. La version gratuite appose un petit logo publicitaire dans les e-mails suivis, tandis que la version payante supprime cette publicité.
HubSpot Email Tracking : solution avancée pour les pros
HubSpot offre une suite complète d’outils de marketing, y compris le suivi des e-mails. Ce service est particulièrement en vogue parmi les professionnels cherchant à améliorer leur stratégie d’e-mailing.
En utilisant HubSpot Email Tracking :
- Inscrivez-vous à HubSpot et configurez votre compte.
- Intégrez HubSpot avec votre client e-mail, tel que Outlook ou Gmail.
- Envoyez vos messages directement depuis votre interface HubSpot.
Vous aurez alors accès à des analyses détaillées et des rapports complets sur chaque e-mail envoyé. HubSpot notifie aussi instantanément lorsque quelqu’un lit votre e-mail, ce qui peut s’avérer extrêmement utile pour établir un suivi rapide.
Utilisation de pixels de suivi et balises
Les pixels de suivi sont une méthode technique différente pour savoir si un e-mail a été lu. Un pixel de suivi est une petite image invisible insérée dans l’e-mail, déclenchant une notification lorsqu’elle est chargée par le client de messagerie du destinataire.
Qu’est-ce qu’un pixel de suivi ?
Un pixel de suivi est essentiellement une minuscule image de 1×1 pixel hébergée sur un serveur distant. Quand le mail contenant ce pixel est ouvert, l’image est téléchargée depuis ce serveur, confirmant ainsi l’action.
Comment utiliser les pixels de suivi ?
Certains services tiers rendent l’intégration de ces pixels assez facile. Par exemple, des plateformes comme MailChimp incluent automatiquement des pixels de suivi dans les e-mails envoyés via leur système. Pour ceux désirant implémenter cela manuellement, voici un guide simple :
- Créez une image de 1×1 pixel (vous pouvez utiliser un simple point noir).
- Hébergez cette image sur un serveur accessible via Internet.
- Insérez-la dans l’e-mail en utilisant une balise HTML <img>, en définissant sa taille à 1×1 pixel.
- Lors de l’ouverture de l’e-mail, vérifiez les journaux de serveur pour voir quand et par qui l’image a été chargée.
Gardez à l’esprit que certains clients de messagerie bloquent les images distantes par défaut pour des questions de sécurité et de confidentialité, ce qui pourrait limiter l’efficacité des pixels de suivi.
Que penser d’un point de vue éthique ?
Le suivi des e-mails soulève des considérations éthiques et légales. Il est important de respecter la vie privée des correspondants tout en veillant à rester conforme aux lois et réglementations locales.
Respect de la vie privée
Le destinataire pourrait percevoir les tentatives de suivi comme une intrusion dans sa vie privée. Rassurez-vous d’informer clairement vos interlocuteurs des intentions derrière ces outils lorsque cela est approprié.
Conformité avec les régulations
Plusieurs juridictions imposent des règles strictes sur la collecte et l’utilisation des données personnelles. Les règlements comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe exigent que les entreprises respectent certaines obligations lorsqu’il s’agit de surveiller les comportements des utilisateurs en ligne.
Assurez-vous de bien comprendre et respecter ces régulations afin d’éviter des démarches juridiques potentiellement coûteuses.
Astuces pratiques pour maximiser l’efficacité du suivi
Adoptez quelques astuces simples pour améliorer les résultats de vos efforts de suivi d’e-mails.
Faire un envoi groupé intelligent
Ségréguer votre liste de contacts en groupes spécifiques permet de cibler les messages plus efficacement, augmentant ainsi les taux d’ouverture.
- Utilisez des segments basés sur les comportements, tels que l’historique d’achat ou la participation antérieure à des événements.
- Adaptez le contenu de vos e-mails en fonction de ces segments pour rendre chaque message pertinent.
Personnaliser vos e-mails
Les e-mails personnalisés ont tendance à avoir des taux d’ouverture plus élevés. Ajoutez des touches personnelles telles que le prénom du destinataire ou des références à des interactions précédentes.
Créer des titres accrocheurs
Le sujet de l’e-mail est souvent déterminant dans le choix du destinataire d’ouvrir ou non le message. Créez des titres intrigants et pertinents.
Analyser les données
Utilisez les rapports obtenus grâce aux outils de suivi pour ajuster et améliorer continuellement votre stratégie. Cherchez à identifier :
- Les meilleurs moments pour envoyer des e-mails.
- Les types de contenus qui génèrent le plus d’intérêt.
En appliquant ces méthodes et astuces, vous pourrez optimiser votre stratégie de suivi des e-mails, garantissant ainsi une meilleure communication avec vos correspondants.
