Pour mieux anticiper les revenus futurs, votre entreprise ne doit pas uniquement estimer le chiffre d’affaires futur. En effet, la fiabilité d’une prévision va dépendre avant tout de la qualité des informations renseignées par vos équipes commerciales, à savoir les opportunités en cours, le montant potentiel, l’étape du cycle de vente et la date de clôture estimée. Le pipeline devient alors un véritable outil de pilotage car au moment où il est correctement structuré et régulièrement mis à jour, il permet alors d’anticiper les revenus à venir, de repérer les opportunités à risque et de mieux aligner votre équipe commerciale et financière autour d’une même vision de l’activité de votre entreprise.
C’est à ce moment-là que HubSpot rentre en jeu en permettant de centraliser ces informations dans le CRM et de les relier aux contacts, aux entreprises, aux activités et aux rapports. Vos équipes peuvent ainsi suivre l’évolution de leur pipeline, analyser leurs performances et s’appuyer sur des données plus fiables pour anticiper les revenus futurs.
Comment structurer son pipeline pour mieux anticiper ses revenus ?
Le pipeline commercial de votre entreprise n’a pas besoin de multiplier d’innombrables étapes pour s’avérer utile. Bien au contraire, un processus beaucoup trop complexe peut rendre les opportunités plus difficiles à suivre et favoriser des mises à jour incohérentes.
Un pipeline efficace doit donc avant tout refléter les principales étapes du cycle de vente pour pouvoir servir de base aux prévisions futures de votre entreprise.
Ainsi, dans HubSpot, les équipes commerciales peuvent créer et personnaliser des pipelines de transactions, ajouter et supprimer des étapes ou encore suivre l’évolution des transactions dans le tableau de bord. Il est également possible de créer des transactions directement depuis la fiche d’un contact ou d’une entreprise, ce qui permet de limiter les doublons. Chaque étape doit répondre à deux questions :
1. Qu’est-ce qui a été accompli ? Une réunion de découverte a-t-elle eu lieu ? Une proposition a-t-elle été envoyée ou un contrat a-t-il été négocié ?
2. Quelle est la prochaine étape ? Une validation technique ? Une approbation budgétaire ou une signature ?
HubSpot propose alors différentes catégories de prévision pour vous aider en permettant de classer les transactions selon leur niveau de probabilité ou de confiance. Une opportunité peut ainsi être considérée comme faisant partie du pipeline, relevant d’un scénario optimiste ou étant suffisamment avancée pour entrer dans les prévisions les plus probables. Avec cette mise en place, l’objectif n’est plus de prédire chaque vente avec certitude, mais d’utiliser l’avancement réel des opportunités pour construire une estimation des revenus plus réaliste pour votre entreprise.
Comment concevoir son pipeline commercial ?
Pour optimiser son pipeline, il faut avant tout le concevoir, à savoir définir les différentes étapes qui reflètent le véritable processus commercial, de la qualification à la proposition et jusqu’à la clôture de la vente.
HubSpot vous permet alors de personnaliser votre pipeline de ventes sans assistance technique. En effet, les différentes équipes peuvent ajouter, modifier et supprimer les étapes de transaction, attribuer des tâches pour faire avancer le processus sans oublier l’utilisation de la vue de tableau qui permet de déplacer les opportunités entre les différentes étapes du pipeline.
Par ailleurs, les fonctionnalités du pipeline sur HubSpot incluent également la création automatique des transactions directement à partir d’un contact ou d’une entreprise enregistrée, ce qui réduit drastiquement la saisie manuelle de données et garantit la traçabilité des opportunités.
Une fois qu’une transaction est en cours, les tableaux de bord des ventes offrent une visibilité totale sur les performances de l’équipe, montrant les activités clés comme les appels, les réunions ou les emails et affichant la progression des prospects afin que l’on puisse identifier les axes de progression.
Comment anticiper ses revenus futurs avec les catégories de transactions de HubSpot ?
HubSpot permet aux équipes commerciales de construire leurs prévisions de chiffre d’affaires à partir des opportunités présentes dans leur pipeline. Pour cela, chaque transaction peut être associée à une catégorie de prévision qui indique son niveau de maturité et la confiance accordée à sa conclusion. Par défaut, HubSpot propose plusieurs catégories :
- Non inclus dans les prévisions : la transaction est active, mais n’est pas prise en compte dans les prévisions.
- Pipeline : l’opportunité est encore incertaine.
- Scénario optimiste : la transaction pourrait être conclue si les conditions évoluent favorablement.
- Engagement : l’équipe commerciale estime que la transaction a de fortes chances d’être conclue.
- Gagnée : la transaction a été conclue avec succès.
Cette automatisation permet de limiter les mises à jour manuelles, mais elle ne remplace pas l’analyse commerciale. Une transaction peut être avancée dans le pipeline sans que le budget soit validé ou que la décision finale soit prise. Les responsables commerciaux doivent donc continuer à vérifier les opportunités les plus importantes avant de s’appuyer sur les prévisions. Une fois les transactions catégorisées, HubSpot permet d’analyser les revenus attendus selon différents critères, comme le pipeline, la date de clôture, le commercial ou l’équipe concernée. Les entreprises qui utilisent plusieurs pipelines peuvent ainsi suivre séparément leurs différents processus de vente tout en conservant une méthode de prévision cohérente.
Comment automatiser le suivi des données de votre pipeline ?
L’automatisation peut aider les équipes commerciales à garder un pipeline à jour tout en réduisant les tâches administratives. Dans HubSpot, les workflows peuvent par exemple créer une tâche lorsqu’une opportunité reste trop longtemps au même stade, avertir un manager lorsqu’une transaction importante avance dans le cycle de vente ou mettre à jour automatiquement sa catégorie de prévision. Ils peuvent également servir à attribuer une transaction au bon commercial ou à créer une opportunité lorsqu’un prospect est qualifié.
L’intérêt est double car les commerciaux passent moins de temps à effectuer des mises à jour manuelles et les données du pipeline restent plus cohérentes. HubSpot indique d’ailleurs que les entreprises utilisant ses fonctionnalités d’automatisation de Sales Hub enregistrent en moyenne une hausse de 36 % du nombre de transactions conclues au cours de la première année. Ce chiffre provient toutefois de données clients communiquées par HubSpot et ne constitue pas un résultat garanti.
L’automatisation ne doit cependant pas remplacer le jugement des commerciaux. Une opportunité peut avancer dans le pipeline sans que le budget soit confirmé, que le décideur soit identifié ou que la date de signature soit réellement arrêtée. Les workflows doivent donc être testés avant leur déploiement et régulièrement contrôlés afin d’éviter les mauvaises attributions, les mises à jour incorrectes ou les tâches en double.
Les étapes à suivre pour mieux exploiter les données de votre pipeline
1. Cartographiez votre processus de vente. Il s’agit ici de documenter les différentes étapes de votre pipeline, du premier contact à la clôture de la vente, tout en identifiant les points de friction qui reviennent.
2. Nettoyez les données du CRM. Supprimez les doublons, harmonisez les propriétés clés et vérifiez que les contacts, les entreprises et les transactions sont correctement associés.
3. Simplifiez le pipeline. Ne conservez que les étapes correspondant à des changements significatifs dans le processus d’achat.
4. Mettez en place une automatisation de vente simple. Commencez par quelques automatisations simples, comme l’attribution automatique de nouveaux leads entrants au commercial dédié et la mise à jour des étapes de vente. Ajoutez également des séquences de scénarios de suivi afin que l’équipe consacre moins de temps aux emails répétitifs.
5. Testez l’outil de prévision. Comparez les projections basées sur les étapes et celles basées sur les catégories, puis examinez-les avec les équipes commerciales et financières.
6. Surveillez les tableaux de bord. Analysez les rapports de pipeline dans HubSpot régulièrement pour pouvoir identifier les différentes tendances comme les étapes à faible conversion ou les commerciaux avec des cycles de vente trop longs. Puis, ajustez ces étapes, l’automatisation et le scoring en fonction de vos besoins.
Pourquoi exploiter les données dans HubSpot permet-il de mieux anticiper les revenus futurs?
Les données de HubSpot montrent bien que l’exploitation des données de votre pipeline commercial est un avantage certain. En effet, sur l’ensemble de la plateforme, 95 % des clients HubSpot signalent un retour sur investissement positif et 76 % d’entre eux voient des résultats concrets dans un délai de quatre semaines ou moins. Et ce n’est pas tout : lorsque les équipes interconnectent plusieurs Hubs, tels que le Marketing Hub, le Sales Hub et le Service Hub, la plateforme génère 24 % de transactions en plus par rapport aux clients utilisant un seul Hub.
Du côté des ventes, les utilisateurs du Sales Hub signalent également une amélioration en termes de productivité. 82 % déclarent que le Sales Hub améliore la centralisation des données et 81 % signalent une augmentation du nombre de leads qu’ils gèrent. Par ailleurs, des fonctionnalités comme la personnalisation ou l’automatisation ont également un impact mesurable. En effet, 65 % des utilisateurs déclarent que ces outils sont efficaces et 82 % constatent des améliorations de productivité en moins d’un mois.
Si cela vous intéresse et que vous souhaitez découvrir l’écosystème de HubSpot sans pour autant vous engager, vous pouvez tout simplement créer un compte gratuit et commencer à créer votre pipeline avec le CRM mis à disposition, le logiciel de gestion du pipeline et les fonctionnalités de base d’automatisation des ventes avant de décider de passer au niveau payant du Sales Hub.
