La gestion des leads est centrale dans toutes les entreprises. Souvent elle se traduit par une série des mêmes gestes. Ouvrir le CRM, contacter des prospects un peu au hasard, copier-coller le même mail de relance à tout le monde. De quoi risquer de perdre des ventes avant même d’avoir pu entamer une discussion. Réaliser tout le suivi des leads à la main n’est plus vraiment possible aujourd’hui.
Avec des leads qui arrivent de sources différentes, il est compliqué de savoir qui doit répondre, avec quel message et quand. D’où la nécessité d’un outil adapté pour ne plus manquer d’opportunités. C’est là que HubSpot CRM intervient. Il permet d’intégrer, de scorer et de relancer automatiquement les leads dans une seule et même plateforme.
En quoi consiste la gestion des leads avec HubSpot CRM ?
La gestion des leads est tout ce qui permet de transformer un contact en vraie opportunité commerciale qualifiée. Elle comprend le captage du prospect, sa qualification, les relances, le suivi et l’analyse des résultats. HubSpot CRM agit à chaque étape de ce processus en automatisant les actions qui devaient autrefois être réalisées à la main. Le logiciel donne accès à une base de données propre et partagée. Les équipes commerciales et marketing ont toutes accès aux mêmes informations. Une fiche de contact avec l’origine du lead, les formulaires déjà remplis, les pages consultées ou les transactions réalisées.
Attention, la plateforme ne remplace pas complètement l’humain non plus. Si HubSpot centralise les données et structure la qualification, c’est à vous de mettre en place des critères clairs.
Bien utiliser HubSpot CRM réduit significativement la perte de leads. Un lead ne disparaît pas d’un coup, c’est progressif. Une relance pas envoyée ou un message générique envoyé au mauvais moment peuvent en être à l’origine. Cela arrive encore beaucoup dans les entreprises où les équipes travaillent avec des outils séparés. Quand il y a beaucoup de travail, les informations se perdent, plus personne ne sait vraiment où en sont les leads ou quelles sont les prochaines actions à prévoir. D’où l’intérêt d’utiliser un outil comme HubSpot, même dans une PME. La qualification du prospect ne repose plus uniquement sur la mémoire d’un collaborateur ou d’un fichier non mis à jour. Cela fait gagner du temps à tout le monde et apporte un peu de rigueur sans forcément qu’il y ait de gros changements internes.
Une plateforme pour intégrer les leads et centraliser les données
Devoir copier-coller à la main les informations des prospects depuis un fichier Excel constitue une perte de temps. Temps que les équipes pourraient consacrer à des missions à plus haute valeur ajoutée pour l’entreprise. Avec HubSpot, tout se fait de manière automatique.
La plateforme collecte les données sur les leads et les centralise dans une base de données. Pour cela, elle utilise notamment les formulaires. Quand un prospect remplit un formulaire, ses informations (nom, société, problématique…) sont transmises dans le CRM. HubSpot dispose d’ailleurs d’un outil de création de formulaire. Vous pouvez créer facilement tous vos formulaires dessus (formulaire de contact, demande de devis, formulaire multi-étapes…). L’outil est gratuit et facile à prendre en main. Pour le tester, vous n’avez qu’à créer un compte HubSpot gratuitement.
Dès qu’un utilisateur en remplit un, ses données enrichissent sa fiche contact. HubSpot reconnaît les utilisateurs et complète les fiches au fur et à mesure sans action de votre part. D’ailleurs, 83 % des clients HubSpot affirment que la plateforme unifie efficacement toutes les données de leur entreprise en un seul endroit.
Une fois les données récoltées, la plateforme dispose d’un outil de segmentation qui classe les leads en fonction de leur profil et de leur niveau de maturité. Avec cette segmentation marketing, vous adaptez le contenu et la temporalité de vos messages selon le niveau d’intérêt du prospect. HubSpot offre une vraie personnalisation et optimise la pertinence de vos messages. Tous les contacts ne reçoivent plus le même message générique copié-collé. En ayant accès à tout leur historique, il est plus simple d’ajuster les contenus.
Le lead scoring, un des atouts de HubSpot CRM
HubSpot CRM intègre automatiquement les leads, mais la plateforme ne s’arrête pas là. Ainsi, votre objectif n’est pas seulement de générer des leads et de les enregistrer dans une base de données. Il est ensuite nécessaire d’évaluer leur intérêt et leur potentiel commercial. La plateforme dispose d’une fonctionnalité de lead scoring qui attribue un score à chaque prospect. Il varie en fonction de son profil et de son historique. Plus il a montré d’intérêt, plus HubSpot va lui attribuer des points et inversement. Les prospects avec des scores élevés sont les plus disposés à engager une discussion commerciale.
Ce scoring est calculé en fonction de plusieurs éléments :
- Le score d’engagement du prospect qui se base, entre autres, sur ses visites sur votre site ou encore sur le taux d’ouverture de vos emails.
- Le score de pertinence de son profil, que ce soit la taille de son entreprise, son secteur d’activité ou sa fonction dans la société.
- Le score decay : des points négatifs sont attribués en cas d’inaction prolongée du prospect.
Ces scores sont automatiquement associés à la fiche de chaque contact dans le CRM et mis à jour dans le temps. Ainsi, tout le monde a accès au niveau de maturité de chaque prospect.
HubSpot possède une autre fonctionnalité très pratique. Dès qu’un prospect dépasse un certain score, la plateforme peut l’intégrer dans une séquence adaptée ou envoyer automatiquement une alerte à l’équipe commerciale qui récupère le lead. De cette façon, elle se concentre uniquement sur des prospects vraiment intéressés et ne perd plus de temps avec les autres.
Si HubSpot vous suggère les critères de scoring les plus pertinents, vous avez bien entendu la possibilité de personnaliser votre modèle. La tentation d’ajouter un maximum de critères est grande, mais le mieux est de partir avec un modèle simple quitte à l’enrichir par la suite.
Relancer automatiquement les leads au bon moment
Pour conclure une vente, relancer fait partie des actions les plus efficaces. Encore faut-il le faire au bon moment et avec le bon message. Plutôt que de devoir envoyer des mails tous les jours à chaque prospect, HubSpot automatise les relances.
Sur la plateforme, vous pouvez créer une séquence automatisée. Elle va, par exemple, envoyer un premier mail de bienvenue, puis un second avec un contenu personnalisé et un troisième pour proposer un échange. HubSpot CRM déclenche également des messages automatiques suite à une action spécifique comme l’abandon d’un panier. Tout ça sans que vous ayez quelque chose à faire de votre côté. De quoi garantir un vrai suivi, et ce peu importe le nombre de leads. Relancer manuellement des centaines de leads devient vite impossible.
En pratique, c’est assez simple. Il vous suffit de connecter votre boîte mail au CRM et de créer la séquence de relance. Vous pouvez la créer de A à Z ou utiliser un modèle HubSpot pour gagner du temps.
Le gros atout de la plateforme c’est son offre de personnalisation. Il est possible d’adapter chaque message envoyé au profil du contact, toujours de façon automatique. HubSpot va utiliser les données centralisées dans le CRM pour personnaliser les échanges en fonction des informations du prospect et de son historique. Il reçoit un message à son nom qui le remercie d’avoir téléchargé tel contenu et lui propose des articles de blog sur le même sujet.
Des séquences automatiques qui font gagner du temps aux équipes et surtout améliorent le taux de conversion. Plus de risque d’oublier un prospect ou au contraire de le harceler. Avec des interactions régulières et personnalisées, les utilisateurs se sentent plus en confiance.
Suivre et analyser les résultats directement depuis la plateforme
Avec ses différentes fonctionnalités, HubSpot CRM peut intégrer, scorer et relancer automatiquement les leads. La plateforme offre également la possibilité de suivre et d’analyser les résultats depuis le CRM. L’étape de l’analyse des résultats est déterminante.
Le logiciel suit en temps réel les leads générés, leur qualification et leur conversion. Vous avez accès à tous les indicateurs depuis votre compte. Concentrez-vous d’abord sur les plus importants (le nombre de leads générés, le taux de qualification et le taux de conversion) au risque de vous disperser. HubSpot génère des rapports qui montrent quelles sont les sources qui génèrent les meilleurs leads ou les étapes où les prospects bloquent.
En fonction des résultats obtenus, vous pouvez orienter les prochaines actions commerciales et marketing de manière à rectifier le tir. Cela se ressent au niveau financier puisque 84 % des clients HubSpot rapportent une augmentation du chiffre d’affaires de leur entreprise.
Avec une analyse régulière, vous voyez tout de suite où agir, que ce soit sur la génération de leads, la segmentation ou bien le scoring. HubSpot fournit même des graphiques pour faciliter la lecture. Si cette analyse est à faire tous les mois, n’attendez pas la fin de la campagne pour jeter un œil aux résultats. Dès le jour 1, vous pouvez consulter les indicateurs.
