Le manque de données est rarement le problème principal des équipes commerciales. Ce qui pose vraiment problème à l’activité commerciale est la dispersion des données entre les calendriers, les outils de messagerie et les applications de vente. Le résultat est sans appel. Sans historique client centralisé, des tâches pourtant simples comme préparer un appel, mettre à jour une opportunité ou encore relancer un prospect prennent bien plus de temps que nécessaire et complexifient l’activité commerciale.
Cependant, un CRM centralisé peut résoudre ce problème à condition de rester simple d’utilisation. En effet, un outil qui demande une saisie manuelle permanente ou une administration trop lourde ne fait que déplacer le problème au lieu de le régler.
Le CRM que propose HubSpot est différent et rassemble toutes les fiches de contact, les données d’entreprises, les activités commerciales et les informations sur les opportunités dans un espace de travail unifié. L’objectif de cet outil n’est pas d’accumuler davantage de données mais de bel et bien rendre les informations pertinentes accessibles au moment précis où les équipes commerciales en ont le plus besoin.
Comment HubSpot CRM simplifie-t-il la centralisation de l’activité commerciale ?
Le CRM que propose HubSpot organise les informations sur les contacts, les entreprises, les transactions et les autres éléments de la relation client sous forme de fiches. En effet, les outils CRM de la plateforme sont conçus pour aider les équipes à créer et mettre à jour ces fiches, à consigner les activités de vente et à consulter l’historique des échanges au même endroit.
Pour l’équipe commerciale, cela signifie qu’une fiche contact peut contenir bien plus qu’un simple nom et une adresse e-mail. En effet, selon les outils connectés et les activités enregistrées, la fiche peut également inclure des appels, des notes, des réunions, des tâches, voire même des interactions passées. HubSpot permet également d’associer des activités à des contacts, des entreprises, des transactions, des tickets ou des objets personnalisés.
Cette structure aide les équipes commerciales à éviter un problème courant qui est d’empêcher que les informations restent bloquées dans la boîte de réception personnelle d’un collaborateur plutôt que d’être rattachées à la relation client elle-même. Si un commercial change de poste ou si un collègue reprend un compte, la personne suivante peut consulter l’historique directement dans HubSpot.
La plateforme permet également de lier les fiches entre elles. Par exemple, un contact peut être associé à une entreprise, et cette entreprise peut être liée à une ou plusieurs transactions. Cette approche offre alors aux équipes une vision plus claire de l’activité commerciale sans qu’elles aient besoin de saisir manuellement les mêmes informations à plusieurs endroits différents.
Comment HubSpot CRM rend-il la centralisation réellement utilisable au quotidien ?
La centralisation de l’activité commerciale n’est utile que si les équipes commerciales se servent de l’outil de manière cohérente. Si la navigation dans le CRM est difficile, les commerciaux continueront de garder des informations importantes dans des notes personnelles, des feuilles de calcul ou des fils de discussion par email. En fin de compte, la plateforme contiendra des données mais pas nécessairement l’ensemble des informations dont l’équipe a besoin.
HubSpot relève ce défi de taille en intégrant plusieurs actions de vente quotidiennes directement à la fiche d’information concernée. En effet, le CRM doit s’intégrer au processus de vente plutôt que d’obliger les équipes commerciales à créer un autre processus en parallèle. Par exemple, après un appel de découverte, un commercial peut ajouter une note concernant l’activité, créer une tâche et mettre à jour la transaction sans pour autant quitter la fiche du client. Les outils disponibles varient selon l’abonnement HubSpot et les applications connectées, il est donc conseillé aux équipes commerciales de vérifier les limites propres à chaque formule avant la mise en œuvre.
HubSpot propose également une version gratuite de son CRM, mais toutes les fonctionnalités de vente avancées ne sont pas incluses dans cette version. La gestion de base des contacts et des entreprises peut suffire à une petite équipe, tandis que des besoins plus complexes en matière d’automatisation, de reporting ou encore de prévision peuvent nécessiter le Sales Hub ou d’autres fonctionnalités payantes. Le Sales Hub améliore la centralisation des données et permet de créer une source unique de vérité pour le reporting selon 82 % des utilisateurs. Ainsi, si la centralisation des données est possible à moindre coût, l’automatisation avancée des processus peut impliquer des abonnements supplémentaires.
Comment HubSpot relie-t-il les activités commerciales ?
La centralisation repose également sur la qualité des associations entre les différents enregistrements. Par exemple, un e-mail envoyé à un contact peut concerner l’entreprise, une transaction spécifique et, parfois même, une demande auprès du service client. HubSpot permet alors d’associer des activités à d’autres enregistrements, soit manuellement, soit automatiquement, selon la nature de l’activité et la configuration du compte. Cet aspect est particulièrement capital pour l’activité commerciale, où plusieurs personnes peuvent intervenir dans le processus de vente. Associer les contacts, l’entreprise et la transaction concernés offre une vision plus globale de l’opportunité.
L’environnement CRM partagé de HubSpot favorise également la collaboration entre les équipes marketing, commerciales et du service client. En effet, les activités marketing peuvent alimenter la qualification des prospects, les interactions commerciales peuvent enrichir la fiche client, et les informations du service client aident les équipes en charge du compte à comprendre les enjeux de l’après-vente. Cependant, les équipes ne doivent pas chercher à enregistrer le moindre détail. Une approche plus efficace consiste à identifier les informations importantes:
- Définir les enregistrements essentiels. Quelles sont les informations sur les contacts, les entreprises et les transactions que les équipes commerciales doivent tenir à jour ?
- Utiliser les valeurs clés. Quels sont le secteur d’activité, la taille de l’entreprise, l’étape du cycle de vie et le statut de la transaction ?
- Clarifier les associations d’activités. Quels sont les appels, les e-mails, les réunions et les tâches qui doivent être liés à chaque enregistrement ?
- Contrôlez régulièrement la qualité des données. Quels sont les doublons à supprimer ? Quelles informations doivent être corrigées ? Quels sont les enregistrements incomplets ?
Grâce à cette approche, cela permettra à HubSpot de centraliser les informations utiles sans transformer le CRM en une simple archive.
Les étapes à suivre pour la mise en œuvre d’un projet CRM
- Auditez les informations commerciales actuelles. Il s’agit ici de recenser les emplacements où sont actuellement enregistrés les contacts, les entreprises, les opportunités, les emails, les réunions et les tâches.
- Choisissez la source de données unique de référence. Dans un second temps, il faut déterminer quelles sont les données qui doivent être gérées dans HubSpot.
- Nettoyez et importez les données. Cette étape va permettre de supprimer les doublons et d’harmoniser les données. Vérifiez bien que les fiches sont associées aux bonnes entreprises et aux bonnes transactions.
- Formez votre équipe commerciale aux actions quotidiennes. Il s’agit ici de leur montrer comment trouver des fiches, enregistrer des activités, créer des tâches et mettre à jour des transactions.
- Ajoutez des rapports et une automatisation ciblée. Une fois les données devenues cohérentes, mettez en place des tableaux de bord et des workflows pour des cas d’usage clairement définis au préalable.
FAQ
Que centralise concrètement HubSpot CRM ?
HubSpot CRM peut centraliser les enregistrements des différents contacts de l’entreprise, les informations sur les transactions et les activités de vente telles que les emails, les appels, les réunions ainsi que les notes et les tâches.
HubSpot CRM est-il adapté aux petites équipes commerciales ?
Oui. HubSpot propose une version gratuite de son CRM avec des fonctionnalités de base pour gérer l’activité commerciale. Dans un premier temps, les petites équipes peuvent alors commencer par la gestion des contacts et le suivi des transactions, puis dans un second temps, elles peuvent évaluer si elles ont besoin de fonctionnalités supplémentaires en changeant de plan d’abonnement.
La centralisation de l’activité commerciale nécessite-t-elle de remplacer tous les outils existants ?
Non, pas nécessairement. Une entreprise peut conserver des outils spécialisés pour les emails, le téléphone, la comptabilité ou d’autres fonctions, à condition que l’intégration et la propriété des données soient clairement définies. Le point le plus important est d’éviter de conserver plusieurs versions contradictoires des mêmes informations client.
Comment les équipes commerciales peuvent-elles empêcher HubSpot de devenir trop compliqué ?
Ils doivent commencer avec un nombre limité de champs obligatoires, des étapes de pipeline simples et un petit ensemble de rapports utiles. Après cela, les équipes peuvent ajouter l’automatisation progressivement.
HubSpot peut-il prendre en charge les processus de vente B2B ?
Oui. HubSpot peut organiser les contacts, les entreprises et les transactions, associer des activités à ces enregistrements et gérer les opportunités via des pipelines personnalisables. Par contre, les entreprises ayant des exigences plus complexes doivent évaluer les autorisations, l’automatisation et les fonctionnalités spécifiques aux abonnements avant le déploiement.
Quel est le principal avantage de centraliser l’activité commerciale ?
Le principal avantage est le partage des informations avec toutes les équipes d’une entreprise. Lorsque les informations client pertinentes sont disponibles en un seul endroit, les commerciaux passent moins de temps à rechercher les interactions passées et les responsables bénéficient d’une visibilité plus claire sur le pipeline.
