Mettre à jour des tableaux de bord et des reportings mensuels dans Excel est une tâche fastidieuse qui peut conduire au burn-out, surtout pour ceux qui ont une maîtrise limitée d’Excel. En revanche, pour les utilisateurs expérimentés, cette tâche peut être ennuyeuse et générer du bore-out. L’automatisation des tableaux Excel permet de libérer les salariés de ces tâches à faible valeur ajoutée, et de les consacrer à des activités plus importantes comme l’analyse et la mise en place de plans correctifs. Les rapports automatisés sont évolutifs et moins sujets aux erreurs humaines que les rapports manuels. Les erreurs dans le programme peuvent être corrigées rapidement, alors qu’un humain est susceptible de commettre des erreurs lorsqu’il s’ennuie à réaliser une tâche. Voici 3 logiciels qui vous permettent d’automatiser des calculs sur Excel.
1. Excel VBA : l’outil le plus connu
VBA, acronyme de Visual Basic pour Applications, est un langage de programmation qui permet de contrôler et de manipuler à la fois Excel et les autres applications Office, Word, Access, Outlook ou encore Internet Explorer. Le code VBA peut être stocké directement dans les fichiers de ces applications.
Le langage de programmation VBA offre deux approches pour travailler avec les applications Microsoft Office.
- La première est l’enregistrement de macros qui permet d’enregistrer une séquence d’opérations manuelles effectuées à la souris ou au clavier. Pendant l’enregistrement, le logiciel enregistre et convertit automatiquement ces opérations en code VBA, qui peut ensuite être utilisé pour automatiser des tâches répétitives.
- La deuxième approche consiste à écrire manuellement du code VBA pour contrôler des processus complexes tels que l’application d’un algorithme de décision en fonction des données saisies dans Excel, la génération de rapports, de certificats, d’attestations, d’habilitations en Word, PDF, l’envoi de résultats en mailing via Outlook, etc.
La programmation VBA permet de personnaliser et d’adapter les applications Office aux besoins spécifiques des utilisateurs. Bien que Microsoft Excel soit un outil puissant pour l’analyse et la présentation des données, il ne permet pas toujours de réaliser des opérations répétitives. La programmation VBA offre des possibilités presque illimitées pour étendre les fonctionnalités d’Excel et des autres applications Office. La connaissance de ce langage est donc un atout majeur pour automatiser des tâches répétitives et contrôler des processus complexes.
Cependant, il peut être difficile à apprendre pour les débutants. Les utilisateurs doivent être familiers avec les concepts de programmation tels que les variables, les boucles et les conditions. De plus, les utilisateurs doivent être en mesure de déboguer leur code, ce qui signifie trouver et corriger les erreurs dans leur code. Malgré ces défis, Excel VBA reste un outil précieux pour les utilisateurs d’Excel qui souhaitent automatiser des tâches, créer des rapports personnalisés et analyser des données complexes. Avec un peu de pratique et de patience, les utilisateurs peuvent utiliser VBA pour accomplir des tâches qui seraient autrement impossibles ou très fastidieuses à réaliser à la main.
2. Python : un logiciel puissant pour les geeks
Python est un langage de programmation open source qui permet de développer des sites web, des applications, des logiciels, etc. La force de ce langage réside dans sa communauté active, qui contribue à son développement en créant des bibliothèques pour ajouter de nouvelles fonctionnalités. Les data scientists ont notamment créé des bibliothèques pour le traitement de jeux de données complexes et les calculs avancés, telles que Pandas, Matplotlib et Seaborn. Ces bibliothèques sont très utiles pour créer des reportings Excel automatisés, qui offrent de nombreux avantages par rapport aux reportings manuels.
En effet, Python est plus puissant qu’Excel car :
- Les ressources de votre ordinateur sont économisées en ne lançant le programme qu’une seule fois, contrairement à Excel qui doit recalculer l’ensemble du document à chaque modification.
- L’auditabilité du processus de réalisation du reporting est améliorée, car le cheminement entre les données initiales et le rendu final est clairement identifié, permettant de détecter d’éventuels biais ou erreurs.
En choisissant les bons termes, la lecture du code Python est facile et son apprentissage est aisé, permettant de créer ses premiers reportings en quelques heures seulement. Enfin, des bibliothèques telles que Openpyxl et Xlsxwriter permettent de lire, créer ou modifier des documents Excel. En somme, Python est un langage de programmation très performant et facile à utiliser, qui offre de nombreux avantages pour automatiser les reportings Excel tout en facilitant l’auditabilité des processus de réalisation.
3. PowerQuery : un outil facile à utiliser
PowerQuery est un outil développé par Microsoft pour faciliter la préparation des données en résolvant les défis auxquels sont confrontés les professionnels. Il est intégré dans des applications telles qu’Excel et Power BI et permet de booster le processus ETL (Extract – Transform – Load).
Parmi les difficultés auxquelles PowerQuery peut répondre, on trouve :
- la diversité des sources de données,
- la complexité des traitements nécessaires pour chaque source de données,
- la lenteur de l’utilisation de macro,
- la non-standardisation des sources de données,
- le traitement de gros volumes de données.
PowerQuery permet d’utiliser des sources de données variées, notamment les bases de données (SQL, Azure, Oracle, Salesforce), les fichiers texte ou CSV, ainsi que les pages web. Il permet de connecter plusieurs sources de données à un même fichier Excel. Il peut également transformer des données, fusionner et joindre des tables, créer des colonnes personnalisées, filtrer des données et convertir des données dans de types différents.
PowerQuery représente donc un outil pratique et efficace pour les professionnels travaillant avec des données volumineuses et provenant de sources diverses et non standardisées.
Ces trois outils, plus ou moins complexes, vous permettent donc d’automatiser vos calculs sur un tableur. Indispensables dans une entreprise, ils sont utilisés par tous les services, de la direction financière à l’équipe marketing.
