La gestion des contacts, des leads et des campagnes sont des tâches du quotidien d’un responsable marketing et toutes sont importantes, mais très chronophages. Très vite, le suivi des prospects, les relances, la qualification des contacts et autres reportings peuvent devenir difficiles à assumer. C’est exactement pour cela qu’un outil comme HubSpot CRM trouve sa place et prouve sa valeur. Les fonctionnalités d’automatisation permettent de réduire les tâches répétitives, de gagner du temps afin de se focaliser sur ce qui est le plus profitable à l’entreprise : la stratégie et la croissance.
Explorons ensemble cinq automatisations HubSpot concrètes qui libèrent un temps précieux, sans solliciter de compétences techniques avancées.
1. HubSpot et l’automatisation des relances de leads froids ou tièdes
Le problème de la prise de contact
Il n’est pas rare qu’un lead reste en sommeil après une première prise de contact. Dans ce cas, une relance manuelle est une tâche à la fois chronophage et souvent inefficace, puisque cela implique souvent des oublis, ou des relances à des moments inadaptés.
La solution HubSpot
Avec HubSpot, il est possible de mettre au point des workflows automatisés de relance. Ces derniers permettent l’envoi d’emails personnalisés en fonction du comportement du prospect : ouverture d’email, clic sur un lien ou visite d’une page précise du site par exemple.
Prenons un exemple concret : un lead télécharge un livre blanc, mais ne répond pas l’email de bienvenue, avec HubSpot il est possible de programmer l’envoi automatique d’un second message quelques jours plus tard, puis d’un troisième si aucune interaction n’est intervenue.
Les effets concrets d’une telle approche
- Plusieurs heures sont libérées pour chaque membre de l’équipe ;
- Le contact est entretenu avec les prospects sans effort manuel ;
- La réactivité est augmentée et la perte de lead diminuée.
HubSpot propose la création de compte gratuit, afin de tester les automatisation et de constater l’impact sur le flux de leads avant tout investissement. Un démarrage en douceur qui tiendra ses promesses pour les responsables marketing comme pour les équipes.
2. HubSpot pour le scoring automatique et les alertes aux équipes commerciales
Pourquoi le scoring est important
Il n’existe pas de monde merveilleux où tous les leads se valent. Il est donc important de prioriser les contacts les plus chauds pour éviter de disperser ses efforts. Avec un système automatisé, vous pouvez renoncer au scoring manuel ou pire, au feeling qui peuvent conduire à des pertes de temps et d’opportunités.
Exemple d’automatisation HubSpot
HubSpot se base sur les interactions pour générer automatiquement des scores. Différents types d’interactions sont considérés, les ouvertures d’emails, les clics, les visites de pages produits ou l’engagement sur les réseaux sociaux notamment. Lorsque le score est atteint, HubSpot envoie automatiquement une alerte à l’équipe commerciale pour signifier qu’un lead est prêt à être contacté.
Impact sur l’organisation
- Les commerciaux se concentrent sur les leads réellement intéressés ;
- Réduction des erreurs humaines dans la qualification des prospects ;
- Meilleure coordination entre marketing et ventes, avec des temps de réunion réduits.
3. HubSpot pour les workflows de nurturing post-événement
Exemple de cas typique
Après des événements comme un salon, un webinar, ou une campagne promotionnelle par exemple, les équipes marketing sont très sollicitées et doivent généralement suivre toute une liste de contacts. Des relances individuelles ou manuelles sont chronophages et peuvent manquer de régularité.
Mise en place d’une structure automatisée
Avec HubSpot, il est possible de mettre en place un workflow post-événement, avec des séquences pertinentes :
- Email de remerciement personnalisé adressé automatiquement dès le lendemain de l’événement ;
- Email de contenu quelques jour plus tard (ebook, guide vidéo …) ;
- Email d’incitation à une démonstration ou à un rendez-vous si aucune interaction n’a été entreprise.
De telles séquences peuvent être adaptées selon le comportement du contact, considérant les éventuelles ouverture d’email, clics sur les liens ou les téléchargement de ressources. Une approche sur-mesure qui entretient un lien cohérent avec le prospect.
Les gains pour le marketing
- Les relances manuelles répétitives sont évitées ;
- Les prospects sont maintenus en haleine de façon fluide et pertinente ;
- Les statistiques HubSpot offrent un recul et une analyse précise de l’efficacité de chaque séquence, permettant ajustement et efficacité maximale.
4. HubSpot et l’automatisation du reporting et des alertes
La problématique
Un responsable marketing doit impérativement suivre les performances des campagnes, des emails et autres leads (79% des clients indiquent que l’unification des données dans HubSpot améliore la qualité des leads). Cependant, générer ces rapports manuellement chaque semaine est non seulement chronophage, mais aussi lourd et complexe.
Automatisations possibles avec HubSpot
HubSpot est performant dans la mise en place de rapports automatisés et dans la configuration d’alertes, signalant des anomalies ou des tendances notables :
- Notification en cas de chute du taux d’ouverture d’une campagne sous un seuil défini ;
- Rapport automatique du nombre de leads générés chaque semaine ;
- Tableau de bord actualisé en temps réel pour un suivi facile et immédiat des différents indicateurs de performance.
Avantages
- Réduction du temps passé à extraire et compiler les données ;
- Détection immédiate des problématiques et des opportunités ;
- Transparence et visibilité accrue pour ajuster les campagnes en continu.
5. HubSpot pour automatiser la qualité de base CRM
Pourquoi est-ce utile ?
Un CRM encombré ou mal structuré est une vraie épine dans le pied des équipes, ralentissant l’ensemble des services. Dans un tel cas, s’attaquer à la normalisation, à l’enrichissement des données et au nettoyage des doublons peut constituer un travail titanesque.
Exemples d’automatisations HubSpot qui changent la donne
- Enrichissement automatique des contacts : HubSpot peut compléter les informations manquantes selon les données publiques qui sont mises à disposition ;
- Mise à jour des propriétés : la plateforme est capable d’attribuer automatiquement un statut à un contact si une condition est remplie (par exemple, un lead inactif depuis 30 jours peut automatiquement changer de statut) ;
- Détection des doublons : en cas de doublon, HubSpot intervient immédiatement, la détection donne lieu à une proposition de fusion des contacts similaires.
Gains pour l’équipe
- La surcharge de l’équipe marketing mobilisée sur des tâches administratives répétitives est amoindrie ;
- Le CRM est nettoyé et donc plus facile à exploiter pour l’ensemble des campagnes ;
- Les workflows sont globalement plus efficaces.
HubSpot un bénéfice pour les équipes, mais aussi pour les responsables marketing
Quand on parle d’automatisation dans HubSpot, l’impact le plus facilement perceptible est l’allègement du travail opérationnel pour les équipes marketing et commerciales. Cet aspect est indéniable, mais la valeur stratégique la plus forte est ailleurs, elle réside dans le bénéfice pour le responsable marketing lui-même, nous vous expliquons pourquoi.
Plus de bande passante stratégique
Avec l’automatisation, ce sont des heures de micro-gestion qui sont économisées (relances manuelles, qualification de contacts, reporting hebdomadaires, coordination des équipes marketing et ventes). Dès lors, le responsable marketing découvre un nouveau temps qu’il peut allouer à des sujets à forte valeur, comme les choix d’angles éditoriaux, les allocations budgétaires, les expérimentations ou les arbitrages de campagnes par exemple. Une refonte complète de l’approche avec des choix stratégiques généraux et d’orientation plutôt que des arbitrages de détails d’exécution.
Moins de dépendance aux individus
Avant l’intégration de HubSpot, la performance marketing est dictée par le sérieux et le rythme des équipes. Cela change complètement avec l’automatisation, puisque le responsable marketing sécurise l’exécution indépendamment de tout aléas humain (absence, turnover, charge saisonnière). Ce qui est important mais répétitif est assuré par le système.
Un pilotage fondé sur des faits et non sur des impressions
HubSpot travaille à produire une traçabilité intégrale du pipeline marketing. Ainsi, le responsable marketing jouit d’un avantage politique et décisionnel. Il utilise des données concrètes pour défendre les budgets, prouver le retour sur investissement d’une initiative, déterminer les priorités. Les perceptions ne sont plus un motif d’arbitrage, c’est la donnée qui décide. La posture est très différente, le chef d’orchestre est en capacité de justifier et d’orienter sans remise en cause.
HubSpot n’est pas qu’un allègement de la tâche, mais bel et bien un outil qui sert le responsable marketing dans l’entreprise, optimisant son temps et accompagnant des prises de décisions éclairées.
Les automatisations que permet HubSpot CRM n’ont absolument pas pour vocation le remplacement du travail du marketing, mais pour le transformer durablement en une force efficace et stratégique. Les cinq automatisations développées, à savoir la relance des leads, le scoring, le nurturing post-événement, le reporting et la qualité du CRM ; les équipes comme les responsables marketing libèrent un temps considérable, qu’ils peuvent mettre à profit sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Pour choisir habilement la prochaine automatisation, gardez en tête ces trois règles essentielles :
- Commencez par les tâches les plus répétitives et chronophages ;
- Priorisez les actions qui jouent directement sur la conversion ou la rétention des leads ;
- Testez progressivement et ajustez en fonction des résultats constatés dans HubSpot.
Avec de tels principes, HubSpot s’imposera sans doute possible comme un atout majeur pour faciliter la gestion marketing et concentrer les ressources et forces humaines sur la stratégie et la croissance.
