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Quelle différence entre Qualiopi et Datadock ?

Tout organisme formateur voulant faire prendre en charge ses formations doit avoir la certification Qualiopi. Cette nouvelle norme en matière de qualité vient remplacer le label Datadock.

Découvrez dans la suite de cet article, les nouvelles exigences qualité que ce référentiel apporte, ainsi que les principales différences entre les systèmes Qualiopi et Datadock.

Qualiopi : Kézako ?

Il s'agit d'une certification officielle qui vient remplacer le système Datadock en vue d'attester de la qualité des prestations des formations. Cette nouvelle norme entrée en vigueur le 31 décembre 2021 s'adresse aux formateurs indépendants, aux centres de formation, d'apprentissage, de validation des acquis de l'expérience (VAE), de bilans de compétences… Ces organismes qui souhaitent bénéficier de fonds publics de formation doivent passer par cette condition impérative. Ainsi, ils pourront faire financer leurs cours et leurs sessions de formation. Par conséquent, ils sont reconnus sur le marché comme des prestataires de confiance.

Qualiopi- Datadock : quelles différences ?

Qualiopi et Datadock sont deux systèmes de certification qui poursuivent le même objectif : garantir aux apprenants des prestations de formation de qualité. De ce fait, les critères d'exigence à respecter sont pratiquement similaires. Cependant, Qualiopi est une norme qui impose une démarche qualité plus rigoureuse et des indicateurs plus sévères. Examinons de plus près les différences entre ces deux systèmes.

Plus de prestataires concernés sur Qualiopi

Il convient de savoir que la base de données Datadock concerne uniquement trois catégories de prestataires à savoir les centres de bilans de compétences, les organismes de formation et les structures d’accompagnement à la VAE (Validation des Acquis de l’Existence).

Le système de certification Qualiopi vient rajouter une autre catégorie de prestataire de développement de compétences. Il intègre également les centres de formation d'apprentis (CFA). Ainsi, le nombre total d'organismes concernés s'élève à 4 sur Qualiopi au lieu de 3 sur Datadock.

Plus de critères de qualité sur Qualiopi

Il n'y a pas que le nombre de prestataires concernés qui a augmenté avec Qualiopi. En effet, cette norme a ajouté un septième critère de qualité aux six déjà énoncés par Datadock. Rappelons que ces derniers portaient sur :

  • Les objectifs pédagogiques des formations
  • Les approches d'accueil, d'évaluation et de suivi
  • Les outils pédagogiques et techniques
  • La qualification des enseignants et des formateurs
  • La communication avec le public
  • La satisfaction des apprenants et le processus d'amélioration continue.

Dans la norme Qualiopi, ces exigences ont été classées d'une manière différente. Par ailleurs, le nouveau critère de qualité porte sur l'environnement socio-économique, la sous-traitance et le handicap.

Plus d'indicateurs de qualité sur Qualiopi

Comme c'était le cas pour la base de données Datadock, Qualiopi présente aussi des indicateurs auxquels il faut répondre pour obtenir la certification. Au lieu de 21, la nouvelle norme en dicte 32. En effet, ce nouveau système a supprimé trois indicateurs à savoir les références clients, la description du marché et la contractualisation avec les fournisseurs. Les nouveaux indicateurs ajoutés par Qualiopi se présentent comme suit :

Des exigences spécifiques qui portent sur :

  • les formations certifiantes (RNCP, RS)
  • l’alternance
  • la formation en situation de travail
  • l’apprentissage.

Des exigences générales qui concernent tous les prestataires des actions de développement de compétences. On peut donc citer la prévention des abandons, la qualification des formateurs sous-traitants, l'intégration de stagiaires présentant tout type de handicap.

Une nouvelle façon de numéroter les indicateurs

Une autre différence entre les deux systèmes de certification : la façon de présenter les indicateurs. Dans le cas de Datadock, ces derniers sont toujours rattachés aux critères de qualité. De ce fait, ils sont présentés comme suit : indicateur 1.2 pour dire qu'on parle de l'indicateur numéro 2 du premier critère de qualité. Ainsi, la numérotation va de 1.1 jusqu'à 6.3.

Sur Qualiopi, les choses sont différentes. Cette norme a libéré les indicateurs des critères auxquels ils sont rattachés. Par conséquent, ils sont numérotés de 1 à 32.

Une validation par de tierces parties sur Qualiopi

La demande de certification Datadock est validée (ou non) par les financeurs des formations, eux-mêmes. Ainsi, ces derniers sont à la fois juge et partie. Par ailleurs, certains organismes financeurs trouvaient que les critères Datadock ne sont pas suffisants pour attester la qualité d'une prestation. D'ailleurs, ils exigeaient des normes plus rigoureuses et un système plus sélectif.

En vue de rendre le processus de validation plus indépendant et plus transparent, Qualiopi a modifié les règles du jeu. En effet, ce sont des organismes certificateurs privés qui sont chargés de délivrer le label sans aucune intervention de la part des financeurs.

Qualiopi – Datadock : Une certification Vs un enregistrement

Quand un centre de formation ou un autre prestataire de développement de compétences est « datadocké », cela signifie que sa déclaration a été validée. Il devient alors « référençable » auprès des financeurs. Si ces derniers l'intègrent dans leurs catalogues, on dit qu'il est « référencé ».

Dans le cas de Qualiopi, il s'agit plutôt d'une certification délivrée par des organismes indépendants. Ainsi, le prestataire est « certifié Qualiopi ».

Une validation dans un délai court et un audit complet

Le système Datadock demande à l'organisme formateur de déposer entre 25 et 30 documents en ligne pour prouver le respect des 21 indicateurs de qualité. Chaque prestataire suit son propre rythme dans le dépôt des justificatifs. D'ailleurs, il est possible de le faire sur plusieurs temps d'une manière décousue. Ce n'est qu'à l'envoi final du dossier que la procédure de validation est déclenchée.

Sur Qualiopi, les choses ne se déroulent pas de la même façon. La démarche de validation requiert un déplacement d'un auditeur sur le site. Ce contrôle prend une journée en moyenne. En effet, il ne s'agit pas uniquement de déposer des pièces justificatives. Le prestataire doit communiquer avec l'auditeur.

Qualiopi : des preuves à l'appui

Pour obtenir le label Datadock, l'organisme formateur est tenu de fournir une liste de descriptifs ou d'attestations pour prouver le respect des indicateurs de qualité. À titre d'exemple, pour répondre à l'indicateur 5.1, il faut fournir l'attestation d’avoir une CVthèque mise à jour des formateurs.

En revanche, un auditeur Qualiopi s'intéresse plutôt aux preuves de mise en place des procédures. Ainsi, l'organisme de formation peut lui donner plusieurs pièces justificatives, autres que celles dictées par Datadock. Toujours dans le même sujet, pour prouver l'existence d'un CVthèque mis à jour, le prestataire peut fournir à l'auditeur les CVs récents des formateurs ou des copies de leurs diplômes.

L'intervention d'un responsable qualité pour la certification Qualiopi

Se préparer pour être référencé sur Datadock est souvent une tâche affectée à un personnel administratif. Il s'agit tout simplement de fournir des descriptifs, des documents, des attestations ou des modèles de formulaires couramment utilisés dans le quotidien de l'organisme formateur. Ainsi, une préparation de 3 semaines serait suffisante pour tout soumettre à la validation.

Pour la certification Qualiopi, la démarche de préparation est assurée par un responsable de qualité. Celui-ci se charge de mettre à plat tous les processus mis en place pour assurer le niveau de qualité requis. Il détaille les pratiques utilisées et les modalités de partage, de formalisation et d'application. Cette phase de préparation nécessite au moins 3 mois.

Qualiopi une démarche de certification payante

Obtenir le label « Datadock » est une démarche gratuite car la plateforme et les parties chargées de la validation des processus de qualité sont financées par les cotisations des entreprises et des fonds mutualisés.

Par contre, le processus de labélisation Qualiopi n'est pas financé par les fonds publics ni par les sociétés. En effet, c'est au prestataire d'actions de développement des compétences de payer cette démarche de qualité volontaire. Le coût de cette certification correspond aux honoraires des structures indépendantes chargées du contrôle et de l'auditeur qui se déplace sur site pour faire les suivis nécessaires.

Une réponse immédiate

Tout prestataire cherchant à obtenir le label Datadock doit déposer les documents nécessaires sur la plateforme et attendre entre 3 et 6 semaines pour être enregistré dans la base de données. En cas de non-conformité, il est informé du motif de refus de la validation. Il pourra déposer de nouveau sa candidature jusqu'à validation définitive.

Avec Qualiopi, l'organisme formateur est informé immédiatement s'il est certifiable ou non. En effet, tout au long de la procédure de contrôle, l'auditeur informe le prestataire des points conformes et non conformes. Le rapport de l'auditeur est, par la suite, validé par le comité du certificateur. Par ailleurs, la certification officielle est remise dans un délai de 15 à 30 jours.

Une certification valable de 3 ans pour Qualiopi

Depuis son entrée en vigueur en 2015, Datadock n'a pas prévu une durée précise de validité du label. Par la suite, une échéance au 31 décembre 2020 a été fixée. Cette dernière a été repoussée d'un an.

Quant à la certification Qualiopi, elle est valable pour une durée de trois ans, à compter de la date de sa délivrance. Au milieu de cette durée (entre le 14e et le 22e mois), un audit de surveillance doit avoir lieu pour vérifier si les critères de qualité sont toujours respectés à mi-parcours.