Avec l'importante évolution de la technologie qui se fait remarquer dans pratiquement tous les domaines, on en vient à se demander s'il n'est pas possible de digitaliser entièrement une administration. Cela revient donc à penser à la suppression complète du papier. Cette question se pose dans plusieurs entreprises mais est-ce vraiment possible ? Est-il possible d'avoir des administrations sans papiers ? Lisez le présent article destiné à apporter une réponse à la question.
Administration sans papier : opter pour une solution de digitalisation accessible à tous
Si l'on s'imagine avoir une administration dans laquelle l'usage de papier serait totalement banni, il faut alors penser à des solutions que tous les membres n'auront aucun mal à utiliser. En effet, l'outil instauré doit impérativement être intuitif afin que tous les administrateurs de l'entreprise soient capables d'en faire usage.
Si votre souhait est de digitaliser votre administration, pensez donc à adopter une technologie que tous vos collaborateurs auront une facilité à utiliser. Chaque utilisateur doit pouvoir obtenir ce qu'il recherche de manière instinctive.
Les fonctions nécessaires doivent être idéalement positionnées et les différents boutons bien visibles. En ce qui concerne l'interface, en plus d'être agréable, elle doit être intuitive et conviviale.
La solution digitale choisie doit être adaptée à votre équipe pour que cette dernière puisse réellement l'utiliser. Autrement, il y a des chances que vous ayez un outil non sécurisé sans compter le fait que les utilisateurs seraient bien obligés de se référer au papier. Cela serait pour vous une énorme perte d'argent et un recul. Tout ceci ajouté à un risque de pertes d'informations précieuses.
Pour que l'adoption d'une nouvelle technologie au sein de votre administration se déroule bien, une formation est indispensable. Chaque membre doit bénéficier d'un suivi pour une bonne prise en main. Il est important d'inciter le personnel et le soutenir afin que la transition (vers une administration sans papier) soit un succès. Une formation doit également être donnée régulièrement à chaque membre de l'administration.
Le but de la formation serait d'informer sur les potentielles menaces afin que les bonnes pratiques soient adoptées.
Une excellente sécurité
Les membres de l'administration sont ceux qui détiennent les informations les plus importantes et donc confidentielles de l'entreprise. Il s'agit entre autres des informations financières, comptables, stratégiques, etc. Les données qui sont échangées au cours des réunions sont le plus souvent très précieuses. Il est donc important que les meilleures protections soient adoptées.
Une administration qui fonctionne sans papier est épargnée des pertes d'informations notées sur un support papier. Ou encore de l'oubli éventuel de certaines pièces ou dossiers. Cependant vous devez faire en sorte de mettre ces données numériques à l'abri de tout piratage informatique ou bugs. Vous devez également les protéger des éventuelles erreurs humaines et même des malveillances.
Notez bien que digitaliser une administration ne vous protégera pas de tout danger. Vous devez vous assurez que votre outil dispose d'un niveau assez élevé de sécurité.
Un défaut de sécurité pourrait provoquer la fuite d'informations confidentielles. S'il s'avère que les médias ou encore vos concurrents entrent en possession de ces données, il y a de grandes chances que les retombées soient importantes. Par ailleurs si des datas tombent entre les mains d'un hacker, là encore les dégâts pour votre entreprise seraient graves.
Vous pourriez perdre de grandes sommes d'argent, d'importantes perturbations pourraient survenir et peut-être même un arrêt de vos activités. La fuite de certaines informations peut aussi ternir l'image de votre structure. Une extrême sécurité de votre technologie est donc très indispensable.
Fouillez donc en profondeur pour rechercher la moindre faille dans le système de sécurité en place.
Disposer d'un service client
Lorsque vous adoptez la digitalisation au sein de votre entreprise, vous devez à tout prix penser à avoir un service client, mais pas n'importe lequel. Assurez-vous de l'efficacité de cette équipe sur laquelle les membres de l'administration pourront compter à tout moment en cas de problème.
Les solutions de support doivent être extrêmement efficaces. Les administrateurs n'ont pas toujours des heures de travail strictement définies. Ils peuvent travailler à des heures très tardives. Les localisations géographiques peuvent varier à des moments.
Peu importe l'heure et le lieu où se trouve chaque administrateur, l'outil mis en place ne doit en aucun cas le ralentir dans l'exercice de ses fonctions. Lorsqu'un membre rencontre un problème, le service client doit pouvoir intervenir immédiatement. Vous devez pouvoir obtenir très vite une solution.
Le fonctionnement d'une administration sans papier nécessite l'assistance permanente d'un service client qui doit être joignable à n'importe quelle heure de la journée et sept jours sur sept.
Retenez donc qu'il est bel et bien possible d'avoir une administration sans papier. Cependant vous devez veiller avant tout à ce que l'outil choisi soit maîtrisé par tous les administrateurs. La sécurité doit absolument être de mise. Enfin n'oubliez pas d'avoir à disposition une équipe compétente pour vous accompagner en cas de problème.
